woensdag 21 mei 2014

Een analogie gebruiken helpt


Wetenschap heeft vaak complexe onderwerpen te communiceren. Vaak gaat het om abstracte, ongrijpbare zaken. Wie heeft er nu ooit broeikasgas gezien, of nano deeltjes. Sommige getallen zijn ook moeilijk te bevatten. Dat China 38 miljoen kubieke meter gas wil importeren uit Rusland zegt met niets, alleen dat het heel veel is. Op het moment dat er bij gegevn wordt dat het 10% van de totale energie vraag van China is (en 16% van de huidige Russische export) begint het een beetje te beklijven.

Daar kan een analogie een handig hulpmiddel. Een analogie is een vergelijking, waarbij je twee zaken met elkaar vergelijkt en die vergelijking neem je als basis voor je verdere redenering. 
Een analogie zorgt ervoor dat dat wat je wilt uitleggen behapbaar wordt voor je publiek, het komt in hun belevingswereld. Analogieën werken ook meer als beeld, veel mensen kunnen met een analogie een begrijpelijk beeld in hun hoofd vormen. Zaak is wel de analogie in de belevingswereld van je publiek te zoeken. Ga niet over voetbal praten als je voor een zaal basisschool docentes zit, of over klassieke muziek bij een groep tieners. De kans is te groot dat je analogie niet tot meer begrip leidt.

Voorbeelden

Laten we werken met wat voorbeelden, om het begrip analogie te verduidelijken.
Op de belgische site thefloorisyours staat een hele mooie analogie om het begrip gaschromatografie uit te leggen.

Stel dat je een mengsel neemt van mannen en vrouwen en je stuurt die door een winkelstraat met enkel klerenwinkels, dan zal je merken dat de mannen eerder uit de straat komen gewandeld dan de vrouwen. De vrouwen blijven ‘kleven’ bij de klerenwinkels.
Stuur je datzelfde mengsel door een straat met enkel Hightech gadget-winkels. Dan zal je merken dat de vrouwen er eerder uitkomen dan de mannen. De mannen blijven dit keer ‘kleven’. Op die manier kan je door de winkels in de straat te variëren bepaalde elementen eerst uit complexe mengsels laten komen zodat je de componenten gemakkelijk afzonderlijk kan analyseren.

Stroom is voor veel mensen ook een lastig begrip, terwijl water tastbaar en zichtbaar is en daarmee concreter. Stromend water vormt daarmee een goede analogie voor elektrische stroom. De elektrische stroomsterkte kun je dan vergelijken met de hoeveelheid water die stroomt (niet de snelheid of ‘kracht’ van het water). Het voltage staat dan voor het hoogteverschil tussen de beide punten waar het water stroomt (zijn ze even hoog dan stroom er geen water). En de elektrische weerstand kun je vergelijken met de weerstand die het water ondervindt van de bedding en bijvoorbeeld vernauwingen waar het door stroomt.

Getallen

Bij getallen kun je ook veel analogieën gebruiken. Een mooi voorbeeld daarvan is te zien in de video taste the waste die in opdracht van WWF en UNEP is gemaakt. De film gaat over voedselverspilling, en de hoeveelheid water die daarmee ook verloren gaat. Als je een appel weggooit, verspil je ook veel water wat het gekost heeft om die appel te groeien. Een appel kost dan even veel water als zeven keer de toilet doorspoelen. Een broodje hamburger kost maar liefst 16 badkuipen aan water (2400 liter).  De hele voedselverspilling kost dan evenveel water als de jaarlijkse waterafvoer van de Mississippi rivier. Nu heb ik deze rivier nog nooit live mogen aanschouwen, maar door de voorafgaande voorbeelden krijg ik wel gevoel bij de hoeveelheden (heel veel).

Organisatie

Ook complexe situaties in een organisatie zijn goed uit te leggen met analogieën. Voor samenwerking kies ik vaak de vergelijking met een orkest. Daarin speelt iedereen zijn eigen partij, maar samen maken ze een mooi muziekstuk en de dirigent heeft de rol van werkverdeling (de manager). Maar ook de sport biedt hier mogelijkheden. Een voetbalteam wat alleen kan presteren als iedereen zijn rol en verantwoordelijkheid neemt, (individueel verantwoordelijk voor gezamenlijk resultaat).
Maar ook binnen de sport zelf staat het bol van analogieën, de diesel voor een wielrenner die stug doorfietst, de stofzuiger voor de voetbalverdediger die alle ballen weghaalt.
Lastig?
Een goede analogie bedenken lijkt soms lastig, maar valt vaak mee. Probeer je eigen onderzoek maar uit te leggen aan je ouders of je partner. Dan zul je merken dat je al snel gebruik maakt van analogieën. Zelf werk ik graag met spreekwoorden, maar in een internationale context is dat lastig, omdat spreekwoorden heel cultureel verankerd zijn. Beelddenkers zijn in het voordeel, zijn zetten allerlei termen meteen om in concrete beelden in hun hoofd, en hebben daarmee al snel een analogie in hun hoofd. Laatste voorbeeld: een stadsinfarct, een centrum wat compleet vastloopt in het verkeer, de analogie met hartinfarct is snel gelegd. De pers pakt het gretig op, het publiek heeft er een goed beeld bij.
De stap van analogie naar infographic is relatief klein, dus de volgende blog gaat over infographics.




donderdag 15 mei 2014

De presentatie


 Het geven van een presentatie, voor de een een gruwel, voor de ander een unieke kans om je
onderzoek voor het voetlicht te brengen. We doen het veel, en divers, maar wanneer doe je het nu goed? Tips die zijn er in duizendvoud. Als je presenteren intikt in Google krijg je maar liefst 9.000.000 suggesties retour (in 0,12 seconden, dat dan weer wel). Hoe je weg te vinden in miljoenen do's en dont's?
Eigenlijk gelden hier dezelfde principes als bij verhalen vertellen;
  • maak het niet ingewikkelder dan het is (Simple)
  • verras je publiek (Unexpected)
  • maak het zo concreet mogelijk (Concrete)
  • blijf geloofwaardig (Credible)
  • leg er je gevoel in (Emotion)
  • vertel een verhaal (Story)

De voorbereiding

De voorbereiding is een belangrijk onderdeel van je presentatie. Neem je publiek in ogenschouw en bedenk wat zij nu van je onderzoek willen weten en wat je hen mee wilt geven. Pak dan een wit vel en  schrijf die boodschap zo eenvoudig en concreet mogelijk midden in het vel op.  En bedenk dan wat je verder over dat onderwerp wilt vertellen. Dan krijg je vanzelf ook een structuur in je presentatie, en in ieder geval overzicht over alle punten die je wilt vertellen. Een dergelijke mindmap werkt overigens ook erg goed om andere zaken te structureren.

Opbouw
Elke presentatie bestaat uit een opening, de romp en een afsluiting.
In de opening moet je de aandacht trekken (zeker als je de tigste presentatie bent in hele reeks), daarvoor kun je bijvoorbeeld een analogie gebruiken (daarover een volgende keer meer), geef vervolgens de context van je presentatie en dan de centrale boodschap die je over wilt brengen (wat centraal stond op je witte vel). Met de romp, het middenstuk ga je die boodschap verder onderbouwen.
Het slot is zo mogelijk nog belangrijker dan de opening. Het slot moet zorgen dat het geheel blijft hangen. In het slot herhaal je de belangrijkste argumenten en nogmaals de boodschap. Als je wilt dat het publiek op basis van je presentatie moet gaan handelen, zich ergens voor opgeven bijvoorbeeld, maak dat dan ook duidelijk in je slot. Motiveer je publiek om in actie te komen (call to action). In de laatste zin is het mooi als je refereert naar de start van je presentatie, zeker als je een analogie hebt gebruikt. Maak van de  afsluiter ook echt je laatste zin en geen cliches als 'dit was het', of 'zijn er nog vragen?'. Als je vast loopt in de structuur van je presentatie, vraag dan een communicatie-adviseur om je verder te helpen. Zij denken vanuit de toehoorder en vanuit de centrale boodschap en hebben geen last van kennis van allerlei details rondom het onderwerp.

To slide or not to slide

Ga je wel of niet een presentatie gebruiken? PowerPoint, Prezi of een andere vorm (kijk voor suggesties bij FrankWatching)? en hoe dan?
Een Powerpoint of Prezi is bedoel om je verhaal te ondersteunen, niet om je verhaal te vertellen, dat doe je zelf. Je slides zijn dan ook niet gelijk aan je aantekeningen en zijn ook niet geschikt als hand-out. Wat algemene tips:
  • Op een slide staan zoveel mogelijk beelden (grafieken, plaatjes, foto's, schema's) en zo min mogelijk tekst. 
  • presenteer 1 onderwerp, 1 idee per slide
  • gebruik minimaal lettergrootte 24 om het leesbaar te houden
  • 7 x 7 voor tekst, dus max 7 regels met max 7 woorden
  • zorg voor contrast, een donkere achtergrond met lichte letters is het meest prettig lezen voor het publiek
Guy Kawasaki geeft de 10-20-30 regel, 10 slides, 20 minuten, font 30 als lettergrootte. In PresentationMagazine of op Youtube vind je hier meer informatie over.
De keuze tussen PowerPoint en Prezi kan veel over gezegd worden, en is een persoonlijke.  PowerPoint is gebaseerd op structuur, terwijl Prezi meer inspeelt op het creatieve deel van de hersenen. Hier ga ik nog een keer uitgebreid over schrijven.

Jezelf presenteren

Voor de presentatie zelf zijn ook talloze tips te geven. De taalwinkel zet er een aantal op een rij, en ook tuxx. Er worden ook veel cursussen aangeboden zoals bij Spreek of Speechen. Algemene tip, hou contact met je publiek. Grote zaal of kleine zaal, kijk het publiek aan, praat richting het publiek, reageer op verbale maar vooral ook non-verbale communicatie. En een persoonlijk dingetje, geef je handen een functie. Stop ze niet in je zak (staat niet nonchalant, maar  ongeinteresseerd), maar laat ze helpen je verhaal te vertellen. Blijf enthousiast (presenteren is een geweldige kans iets wat jou bezig houdt te mogen vertellen), en (heel belangrijk) blijf ademhalen

Hand-out

Altijd goed om je publiek iets mee te geven, maar een uitdraai van de slides van een goede presentatie is niet automatisch een goede hand-out. Je PowerPoint slides bevatten veel bulletpoints en veel beeldmateriaal, hoogtepunten uit je verhaal, maar niet het hele verhaal. Dat wil je in de hand-out wel meegeven, die context. Maak daarvoor een aparte hand-out, een factsheet, een mini-poster. Vormgevers kunnen je helpen bij het opmaken van een goede hand-out en bij het opmaken van je presentatie.
Zorg in in ieder geval dat ook je hand-out prettig leesbaar is (dus beperk je tekst, laat minimaal 40-50% aan beeld), en zorg dat in ieder geval je contactgegevens er op staan. 



Succes!



donderdag 8 mei 2014

een nieuwe blog

Start

Een nieuwe functie, een nieuwe stap. een mooi moment om te starten met een blog. Nog een blog? zijn die er niet genoeg? Er zijn heel veel blogs over allerlei onderwerpen, waarin ook veel aandacht voor wetenschap en communicatie. Deze blog wil ik voornamelijk inzetten om de wetenschap (of kennis zo je wilt) toegankelijk te maken voor een breder publiek. Soms zijn het concrete tips aan wetenschappers om eigen presentaties te verbeteren (posters, mondelinge presentaties, PowerPoint, Prezi etc.), soms zijn het tips om te helpen hoe je kennis toegankelijk maakt voor specifieke doelgroepen, en andere keren zullen het gedachtes zijn om te delen met andere communicado's hoe we de wetenschap/kennis in den brede beter ontsluiten. Kortom centraal staat wetenschapscommunicatie. En ik hoop dat er voor veel mensen nuttige zaken te halen zijn.

Verhalen

Ik start bloggen met verhalen, want verhalen vertellen is iets wat we al vele eeuwen doen, en nu dus o.a. via de blog. Het overdragen van kennis doen we veelal via verhalen. Het mooie van een verhaal is ook dat het een aantal voordelen heeft; verhalen zijn toegankelijk, je kunt ze eenvoudig aanpassen aan je publiek (een kind vertel je een ander verhaal over je werk dan aan je collega) en verhalen blijven vaak ook hangen bij mensen. Een massa cijfers maakt misschien wel even indruk, maar weinig mensen kunnen ze uiteindelijke reproduceren. Een verhaal, de kern ervan, gaan veel mensen in hun eigen woorden doorvertellen. verhalen blijven dus niet alleen beter hangen, maar hebben ook een 'doorvertelfactor'.
Hoe maak je nu van een bepaald project of thema een pakkend verhaal, welke onderdelen heb je dan nodig. Er is geen gouden formule te geven, maar uit het boek van Dan en Chip Heath (de plakfactor of in het Engels, made to stick) kun je wel een aantal belangrijke punten halen
  • Simple
  • Unexpected
  • Concrete
  • Credible
  • Emotional
  • Stories
Als adviseur (o.a. bij Communication Services van Wageningen UR) heb ik al menig verhaal mee mogen creëren. Het begint vaak met een workshop, waarin vanuit alle (onderzoeks) lijnen een centrale rode draad wordt gehaald. Die rode draad wordt uitgewerkt, en verder aangekleed. Dan heb je een basis verhaal, en voor dat basisverhaal kun je dan zogenaamde dragers maken. De meest eenvoudige vorm is het verhaal zelf als tekst, meer uitgewerkte vormen zijn boeken, toneelstukken, poster, internetpagina, video, animatie, games, apps etc. Samen met collega's is het leuk en enrom energie-gevend om samen in stappen te werken aan een mooi eindproduct, wat veel (h)erkenning geeft, zowel binnen als buiten de wetenschap. Ik hoop er nog veel te mogen maken.